034.3164.511 - 0908.230.585 admin@lizard.pro.vn

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý văn bản Lizard VB Manager phiên bản online.

Gia Phan Việt kính chào quý anh chị lãnh đạo cũng như quý anh chị đang là nhân viên văn thư của cơ quan, đơn vị.
Lời đầu tiên Gia Phan Việt xin chia sẽ và được phép cảm thông với những quý anh chị văn thư ạ. Vì thật ra văn thư là một việc thấy đơn giản nhưng rất chi li cực khổ. Nào là bóc bì, vào sổ, ghi chép, trình sếp, bàn giao, theo dõi… Nếu lúc xưa quý anh chị làm bằng tay, ghi chép thủ công có phần vất vả thì giờ đây, thời đại 4.0 chúng ta có quyền ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi lĩnh vực và quản lý văn bản cũng vậy, ứng dụng công nghệ thông tin giúp giảm tối đa công sức quý anh chị bỏ ra chỉ bằng 1/2 so với làm bằng tay.

Sau đây Gia Phan Việt xin hướng dẫn quý anh chị sử dụng phần mềm quản lý văn bản Lizard VB Manager phiên bản online!

Đầu tiên là quý anh chị phải đăng nhập hệ thống bằng tài khoản và mật khẩu được cấp, ví dụ

Sau khi đăng nhập lần đầu tiên với mật khẩu được cấp, quý anh chị tiến hành đổi mật khẩu: nhấn vào nút ba chấm đứng ở cuối bên phải màn hình, sau đó chọn tên của bạn (hình minh họa)


Tiếp theo nhấn nút … phía sau nút sửa – nhấn vào đổi mật khẩu theo hình bên dưới

Nhập mật khẩu cũ được cấp, nhập 2 lần mật khẩu mới trùng nhau, nhấn cập nhật

Sau đó quý anh chị vào tiếp Văn bản đến

Danh sách toàn bộ văn bản đến hiển thị bên dưới

Để xem chi tiết quý anh chị bấm vào liên kết bất kỳ muốn xem, giao diện chi tiết:

Để xem văn bản đính kèm click vào liên kết ở phần đính kèm

Văn bản đính kèm là văn bản được scan sau khi ghi ngày tháng năm, số đến và có bút phê của lãnh đạo trên văn bản đó. Ví dụ:

Để cập nhật văn bản này giao cho người nào phụ trách, quý anh chị nhìn sang bên phải màn hình chi tiết, sửa tại đây:

Để thêm giao việc có gửi email tự động đến người phụ trách, quý anh chị nhìn xuống phần giao diện ở dưới bên phải màn hình chi tiết và cập nhật ở đây:



Sau đó quý anh chị nhập thông tin cho nhiệm vụ mới trong giao diện sau:

Hệ thống sẽ lưu lại:

Lưu ý: sau khi nhấn Lưu thì hệ thống tự động gửi 1 email đến địa chỉ email của người dùng đã thiết lập trước. Nội dung email như sau:

Nhấn vào Email để xem chi tiết


Sau khi người được phân công phụ trách văn bản đó họ sẽ đồng thời thấy qua email và qua giao diện phần mềm bằng tài khoản của họ, chi tiết như sau: bây giờ mình login (đăng nhập) vào tài khoản của người dùng tên pthieu.cuchi với mk 123456 sẽ thấy thông báo như sau:

Đồng thời nhìn góc trên bên phải cũng có thông báo của hệ thống qua biểu tượng cái chuông

Nhấn vào chuông sẽ thấy nội dung thông báo mới nhất

Người được phân công sẽ nhấn vào nội dung được phân công để xem chi tiết, có cả file văn bản đính kèm.

Sau khi nhân viên đó hoàn thành nhiệm vụ, họ sẽ đính kèm file lên hệ thống và nhấn nút Hoàn thành bên phải

Đối với tài khoản lãnh đạo, họ sẽ thấy được tất cả nhiệm vụ mà nhân viên mình đã hoàn thành hay chưa thông qua giao diện sau:

Tiếp theo e sẽ hướng dẫn các anh chị tìm kiếm văn bản: trở lại màn hình văn bản đến và nhập nội dung cần tìm (có thể là số văn bản, hoặc nơi gửi, hoặc một vài từ trong phần trích yếu nội dung đều được), nhập xong nhấn biểu tượng hình kính lúp giống bên dưới

Hệ thống sẽ lọc ra những văn bản thỏa điều kiện bạn cần tìm.

Tiếp theo là cách xuất dữ liệu ra Excel (khi có nhu cầu)

Trở về Văn bản đến và tìm dấu tick đầu tiên, phía sau có dấu mũi tên xanh sổ xuống nhấn vào đó theo hình bên dưới, nhấn vào đó và chọn Select All Result

Sau đó nhấn vào chữ Hoạt động, rồi chọn Xuất ra

Đặt tên file và nơi lưu là xong

Đây là file kết quả xuất ra excel, có rất nhiều các cột dữ liệu, tuy nhiên mình chụp không hết màn hình.

Riêng phần quản lý văn bản đi cũng tương tự cách dùng như văn bản đến,

Quý anh chị có thể thao tác trực tiếp trên bản demo tại địa chỉ https://lizard.pro.vn/demo với tên đăng nhập: demo, pass 123456

Hiện tại bên mình đang giảm giá rất sâu, lý do là để cho các đơn vị tiếp cận được quản lý văn bản, phân công giao việc, nhắc việc và báo cáo hoàn thành nhiệm vụ thông qua phần mềm Quản lý văn bản Lizard VB Manager. Một phần mềm mà mình đầu tư rất kỹ lưỡng, mình nói thêm tí xíu nữa đó là nếu sử dụng phần mềm bên mình thì dữ liệu, tên miền, máy chủ bên mình đã chuẩn bị sẵn lưu lượng kết nối rất cao, truy cập rất mượt nhé. Đồng thời data bên mình backup thường xuyên để bảo đảm dữ liệu của quý anh chị luôn được an toàn!
Rất hân hạnh được đồng hành cùng quý anh chị! Trân trọng
Mọi chi tiết mua bản quyền phần mềm vui lòng liên hệ zalo 034 3164 511 (Mr Hiếu – Chuyên gia về phần mềm quản lý văn bản).