CÔNG TY TNHH TMDV TIN HỌC GIA PHAN

TRIỂN KHAI PHẦN MỀM

QUẢN LÝ VĂN BẢN

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Mã hiệu dự án: QLVB_2006

Mã hiệu tài liệu: QLVB_HCM_CC

Phiên bản tài liệu: v1.2

TP. Hồ Chí Minh, 10/2017

Bảng ghi nhận thay đổi tài liệu

Ngày thay đổi	Vị trí thay đổi	Lý do	Nguồn gốc	Phiên bản cũ	Mô tả thay đổi	Phiên bản mới

TRANG KÝ

NGƯỜI LẬP: Phan Trung Hiếu <Ngày>

Người lập

NGƯỜI XEM XÉT: Phan Phương Hùng <Ngày>

Cán bộ chất lượng

NGƯỜI PHÊ DUYỆT: Phan Trung Hiếu <Ngày>

Quản trị dự án

I. TỔNG QUAN

I.1. Mục đích:

- Tài liệu này được xây dựng phục vụ cho công việc hướng dẫn sử dụng chi tiết thao tác các chức năng phần mềm. Nội dung trình bày trong tài liệu ngắn gọn, theo trình tự các chức năng và hướng dẫn thực hiện từng bước một. Vì vậy, người dùng có thể dễ dàng sử dụng chương trình thông qua tài liệu này.

I.2. Phạm vi:

Phạm vi tài liệu:

- Tài liệu này được áp dụng cho phần mềm “Quản lý văn bản” tại các đơn vị sử dụng.

Đối tượng sử dụng:

- Chuyên viên, cán bộ công chức.

- Bộ phận văn thư cơ quan.

I.2.1. Tài liệu liên quan

- Không có

I.3. Các thuật ngữ và từ viết tắt

Thuật ngữ	Định nghĩa	Ghi chú
Database	Cơ sở dữ liệu
GP	Công ty TNHH TMDV Tin học GIA PHAN
CSDL	Cơ sở dữ liệu

II. NỘI DUNG

II.1. Giới thiệu chung

II.1.1. Tổng quan chương trình/ Phân hệ / Module

Hệ thống quản lý văn bản được xây dựng nhằm phục vụ và nâng cao hiệu quả công tác quản lý. Các phân hệ được tin hoá trong hệ thống này là:

- Phân hệ quản lý văn bản đi.

- Phân hệ quản lý văn bản đến.

- Phân hệ quản lý lưu trữ.

- Phân hệ báo cáo.

- Phân hệ Hệ thống danh mục.

- Phân hệ Quản trị hệ thống.

II.1.2. Các nội dung khác:

- Không có

II.2. Giới thiệu các chức năng

II.2.1. Các chức năng trong Phân hệ Quản lý văn bản đi:

STT	Chức năng	Mô tả	Đối tượng sử dụng
Quản lý văn bản đi
1	Thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết từng văn bản đi	Cho phép tra cứu thông tin văn bản theo nhiều lĩnh vực khác nhau	Cán bộ chuyên trách

II.2.2. Các chức năng trong Phân hệ Quản lý văn bản đến:

STT	Chức năng	Mô tả	Đối tượng sử dụng
1	Thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết từng văn bản đến	Cho phép tra cứu thông tin văn bản theo nhiều lĩnh vực khác nhau	Cán bộ chuyên trách

II.2.3. Các chức năng trong Phân hệ Quản lý hồ sơ lưu trữ:

STT	Chức năng	Mô tả	Đối tượng sử dụng
1	Giúp liên kết hồ sơ công việc, tạo lập hồ sơ lưu trữ trên cơ sở văn bản đi và văn bản đến được phân công (theo từng năm)	Cho phép từng người sử dụng tạo lập quản lý hồ sơ lưu trữ của riêng mình	Cán bộ chuyên trách

II.2.4. Phân hệ báo cáo:

STT	Chức năng	Mô tả	Đối tượng sử dụng
1	Báo cáo	Truy xuất báo cáo và in ấn sổ theo mẫu quy định	Cán bộ chuyên trách

II.2.5. Phân hệ danh mục hệ thống:

STT	Chức năng	Mô tả	Đối tượng sử dụng
1	Danh mục	Quản lý thông tin danh mục hệ thống	Cán bộ quản trị hệ thống

II.2.6. Phân hệ quản trị hệ thống:

STT	Chức năng	Mô tả	Đối tượng sử dụng
1	Quản trị hệ thống	Quản trị hệ thống	Cán bộ quản trị hệ thống

II.3. Hướng dẫn sử dụng các chức năng hệ thống:

Hình 1: Giao diện tổng thể hệ thống phần mềm

II.3.1. Cách chạy chương trình:

Sau khi cài đặt thành công, từ màn hình desktop, khởi chạy từ icon chương trình

Đầu tiên bạn phải minimize thanh công cụ mặc định của Access để thấy toàn bộ giao diện của phần mềm: chuột phải vào thanh Ribbon chọn Minimize

II.3.2. Đăng nhập

Mục đích:

- Xác nhận quyền được truy cập và sử dụng các chức năng phần mềm tương ứng.

Thao tác:

- Chức năng “Đăng nhâp” được khởi chạy ngay sau khi mở xong phần mềm, người dùng tùy theo cấp của mình mà chọn tùy chọn (Lãnh đạo, văn thư hoặc người dùng)

- Chọn tên tài khoản và nhập mật khẩu đã được cấp (mặc định ngay sau khi cài phần mềm mật khẩu tài khoản là lizard).

Hình 2: Màn hình đăng nhập

- Nhấp nút “Đăng nhập” để vào hệ thống.

II.3.2.1.1. Quản lý danh mục hệ thống

- Danh mục nhân viên, người dùng

- Danh mục Loại văn bản đi

- Danh mục Loại văn bản đến

- Danh mục Tác giả, nơi gửi, nơi nhận

- Danh mục Hình thức nhận văn bản

- Danh mục hình thức cấp sổ văn bản đi

Thao tác:

Cập nhật Danh mục thông tin nhân viên, người dùng

Đăng nhập vào Lãnh đạo -> Danh mục và cấu hình -> Nhân viên và người dùng -> Thực hiện

Người dùng sửa lại thông tin cho phù hợp với đơn vị mình

Cập nhật Danh mục Loại văn bản đi

Đăng nhập vào Lãnh đạo -> Danh mục và cấu hình -> Loại văn bản đi -> Thực hiện

Chú ý: bạn có thể sửa lại cột viết tắt cho phù hợp với đơn vị của bạn.

Cập nhật Danh mục Loại văn bản đến

Đăng nhập vào Lãnh đạo -> Danh mục và cấu hình -> Loại văn bản đến -> Thực hiện

Người dùng sửa lại thông tin cho phù hợp với đơn vị mình

Cập nhật Danh mục Tác giả, nơi gửi, nơi nhận

Đăng nhập vào Lãnh đạo -> Danh mục và cấu hình -> Loại văn bản đến -> Thực hiện

Người dùng sửa lại thông tin cho phù hợp với đơn vị mình

Cập nhật Danh mục Hình thức nhận văn bản

Đăng nhập vào Lãnh đạo -> Danh mục và cấu hình -> Hình thức nhận văn bản -> Thực hiện

Người dùng sửa lại thông tin cho phù hợp với đơn vị mình

Cập nhật Danh mục hình thức cấp sổ văn bản đi

Đăng nhập vào Lãnh đạo -> Danh mục và cấu hình -> Hình thức nhận văn bản -> Thực hiện

Mặc định bạn để ở hình thức số 2 tức là cấp số chung không theo loại. Tùy theo nhu cầu của đơn vị mà có thể sửa lại hình thức số 1 (tức là cấp số theo loại văn bản).

II.3.3. Phân hệ quản lý văn bản đi

II.3.3.1.1. Nhập thêm một văn bản đi

Tùy theo phân cấp người dùng vào sổ quản lý văn bản đi bằng 3 loại tài khoản: Lãnh đạo, văn thư, người dùng. Lãnh đạo mặc định được thiết lập có toàn bộ quyền đối với văn bản đi. Văn thư bị hạn chế một số quyền đối với văn bản đi. Đối với tài khoản người dùng chỉ có người dùng được phân cấp chức năng quản lý văn bản đi mới vào được.

Thao tác: Chọn Lãnh đạo (hoặc văn thư, hoặc người dùng) -> Đăng nhập -> Sổ đăng ký văn bản đi.

Nhấn nút Thêm , phần mềm hiển thị màn hình nhập liệu, mặc định số văn bản sẽ được cấp tự động. Người dùng chọn loại văn bản, nhập trích yếu… và nhấn thoát (phần mềm tự lưu toàn bộ thông tin vừa nhập vào CSDL

II.3.3.1.2. Danh sách văn bản đi

Người dùng nhấp vào Sổ đăng ký văn bản đi sẽ thấy danh sách các văn bản đi đã được đăng ký, sổ này được sắp xếp theo thứ tự số mới nhất trên cùng và chỉ hiển thị dữ liệu của năm hiện tại theo ngày giờ hệ thống ngày giờ của máy tính

II.3.3.1.3. Theo dõi văn bản đi

Trên trang Danh sách văn bản đi, người dùng muốn theo dõi văn bản nào chỉ cần nhấp chọn nút theo dõi tại văn bản đó.

II.3.3.1.4. Tìm kiếm văn bản đi

Mục đích:

- Khi người dùng muốn tìm kiếm một văn bản bất kỳ trên hệ thống, người dùng sử dụng chức năng tìm kiếm

Thao tác:

- Nhấp chức năng “Tìm kiếm theo tiêu thức” trên màn hình danh sách văn bản đi . Màn hình hiển thị danh sách và thông tin tìm kiếm.

Nhập vào một hoặc nhiều thông tin theo yêu cầu và nhấn nút Tìm kiếm, hệ thống sẽ liệt kê theo yêu cầu tại phần bên dưới

§ Muốn xem thông tin chi tiết thì nhấn nút Chi tiết

II.3.3.1.5. In ấn sổ quản lý văn bản đi ra giấy

Mục đích:

- Cuối năm, hoặc cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào, người dùng có thể sử dụng chức năng In báo cáo theo số để in ra thành sổ lưu trữ.

Thao tác:

Bước 1: Tại màn hình “Danh sách văn bản đi”.

Bước 2: nhấp chọn nút lệnh .

Bước 3: Sau đó nhập số cần in từ số (ví dụ 01) nhấn Enter, đến số (ví dụ 100) nhấn Enter, năm in số (ví dụ 2018) nhấn Enter, phần mềm sẽ xuất ra danh sách theo mẫu. Để in ra máy người dùng nhấn Print hoặc nhấn Ctrl + P

II.3.3.1.6. Sửa, xóa văn bản đi

Mục đích:

- Tùy theo phân quyền mà bạn được hoặc không được sửa, xóa văn bản đi. Mặc định tài khoản lãnh đạo được phép sửa, xóa, các tài khoản còn lại được phép theo dõi.

II.3.4. Phân hệ quản lý văn bản đến

II.3.4.1.1. Nhập thêm một văn bản đến

Tùy theo phân cấp người dùng vào sổ quản lý văn bản đến bằng 3 loại tài khoản: Lãnh đạo, văn thư, người dùng. Lãnh đạo mặc định được thiết lập có toàn bộ quyền đối với văn bản đến. Văn thư bị hạn chế một số quyền đối với văn bản đến. Đối với tài khoản người dùng chỉ có người dùng được phân cấp chức năng quản lý văn bản đến mới vào được.

Thao tác: Chọn Lãnh đạo (hoặc văn thư, hoặc người dùng) -> Đăng nhập -> Sổ đăng ký văn bản đến.

Nhấn nút Thêm , phần mềm hiển thị màn hình nhập liệu, mặc định số văn bản sẽ được cấp tự động. Người dùng chọn nơi gửi, loại văn bản, nhập trích yếu… và nhấn thoát (phần mềm tự lưu toàn bộ thông tin vừa nhập vào CSDL

II.3.4.1.2. Danh sách văn bản đến

Người dùng nhấp vào Sổ đăng ký văn bản đến sẽ thấy danh sách các văn bản đến đã được đăng ký, sổ này được sắp xếp theo thứ tự số mới nhất trên cùng và chỉ hiển thị dữ liệu của năm hiện tại theo ngày giờ hệ thống ngày giờ của máy tính

II.3.4.1.3. Theo dõi văn bản đến

Trên trang Danh sách văn bản đến, người dùng muốn theo dõi văn bản nào chỉ cần nhấp chọn nút theo dõi tại văn bản đó.

II.3.4.1.4. Tìm kiếm văn bản đến

Mục đích:

- Khi người dùng muốn tìm kiếm một văn bản bất kỳ trên hệ thống, người dùng sử dụng chức năng tìm kiếm

Thao tác:

- Nhấp chức năng “Tìm kiếm theo tiêu thức” trên màn hình danh sách văn bản đến . Màn hình hiển thị danh sách và thông tin tìm kiếm.

Nhập vào một hoặc nhiều thông tin theo yêu cầu và nhấn nút Tìm kiếm, hệ thống sẽ liệt kê theo yêu cầu tại phần bên dưới

§ Muốn xem thông tin chi tiết thì nhấn nút Chi tiết

II.3.4.1.5. In ấn sổ quản lý văn bản đến ra giấy

Mục đích:

- Cuối năm, hoặc cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào, người dùng có thể sử dụng chức năng In báo cáo theo số để in ra thành sổ lưu trữ.

Thao tác:

Tại màn hình “Danh sách văn bản đến”. Nhấp chọn nút lệnh . Sau đó nhập số cần in từ số (ví dụ 01) nhấn Enter, đến số (ví dụ 100) nhấn Enter, năm in số (ví dụ 2018) nhấn Enter, phần mềm sẽ xuất ra danh sách theo mẫu. Để in ra máy người dùng nhấn Print hoặc nhấn Ctrl + P

II.3.4.1.6. Sửa, xóa văn bản đến

Mục đích:

- Tùy theo phân quyền mà bạn được hoặc không được sửa, xóa văn bản đến. Mặc định tài khoản lãnh đạo được phép sửa, xóa, các tài khoản còn lại được phép theo dõi.

II.3.5. Thay đổi mật khẩu, quên mật khẩu

- Đối với tài khoản lãnh đạo: Sau khi đăng nhập vào chương trình bằng tài khoản lãnh đạo. Nhấp vào đổi mật khẩu.

- Đối với tài khoản văn thư (thực hiện như tài khoản lãnh đạo)

- Đối với tài khoản người dùng: sau khi đăng nhập thành công, người dùng nhấn vào tên của người dùng

- Nhập vào Password hiện tại, Password mới, xác nhận Password rồi nhấn nút “Thay đổi Password” để lưu Password mới. Lần sau đăng nhập đơn vị sẽ sử dung mật khẩu mới này.

-

Trường hợp người dùng muốn reset về password mặc định: liên hệ với admin phần mềm, đăng nhập vào tài khoản lãnh đạo -> Danh mục và cấu hình -> Danh mục nhân viên, người dùng -> Chọn tên người dùng -> Nhấn nút Reset. Lúc đó password sẽ thay đổi về mặc định là lizard để cấp lại cho người dùng.

Các nội dung khác ngoài tài liệu này vui lòng xem thêm tại Website: https://lizard.pro.vn/tinnhanh

Hoặc https://congtygiaphan.com để trao đổi với chúng tôi qua chức năng Trực tuyến.

Gia Phan hỗ trợ quý khách hàng trong giờ hành chính.