034.3164.511 - 0908.230.585 admin@lizard.pro.vn

Hướng dẫn sử dụng các chức năng hệ thống:
Cách chạy chương trình:
Sau khi cài đặt thành công, từ màn hình desktop, khởi chạy từ icon chương trình
Đầu tiên bạn phải minimize thanh công cụ mặc định của Access để thấy toàn bộ giao diện của phần mềm: chuột phải vào thanh Ribbon chọn Minimize

Giao diện đầu tiên


chọn đăng nhập cấp sử dụng Quản trị để thiết lập các danh sách người dùng, loại văn bản đi, loại văn bản đến, nơi gửi…, mật khẩu mặc định là lizard


–       Chức năng “Đăng nhập”  được khởi chạy ngay sau khi mở xong phần mềm, người dùng tùy theo cấp của mình mà chọn tùy chọn (Lãnh đạo, văn thư hoặc người dùng)
–       Chọn tên tài khoản và nhập mật khẩu đã được cấp (mặc định ngay sau khi cài phần mềm mật khẩu tài khoản là lizard).
Màn hình đăng nhập

–       Nhấp nút “Đăng nhập” để vào hệ thống.

Quản lý danh mục hệ thống: nhấn vào Danh mục và cấu hình (theo hình), 


–       Danh mục nhân viên, người dùng
–       Danh mục Loại văn bản đi
–       Danh mục Loại văn bản đến
–       Danh mục Tác giả, nơi gửi, nơi nhận
–       Danh mục Hình thức nhận văn bản
–       Danh mục hình thức cấp sổ văn bản đi


Thao tác:

Cập nhật Danh mục thông tin nhân viên, người dùng
Đăng nhập vào Lãnh đạo -> Danh mục và cấu hình -> Nhân viên và người dùng -> Thực hiện
Người dùng sửa lại thông tin cho phù hợp với đơn vị mình

Cập nhật Danh mục Loại văn bản đi
Đăng nhập vào Lãnh đạo ->  Danh mục và cấu hình -> Loại văn bản đi -> Thực hiện
Chú ý: bạn có thể sửa lại cột viết tắt cho phù hợp với đơn vị của bạn.

Cập nhật Danh mục Loại văn bản đến
Đăng nhập vào Lãnh đạo ->  Danh mục và cấu hình -> Loại văn bản đến -> Thực hiện
Người dùng sửa lại thông tin cho phù hợp với đơn vị mình

Cập nhật Danh mục Tác giả, nơi gửi, nơi nhận
Đăng nhập vào Lãnh đạo ->  Danh mục và cấu hình -> Loại văn bản đến -> Thực hiện
Người dùng sửa lại thông tin cho phù hợp với đơn vị mình

Cập nhật Danh mục Hình thức nhận văn bản
Đăng nhập vào Lãnh đạo ->  Danh mục và cấu hình -> Hình thức nhận văn bản -> Thực hiện
Người dùng sửa lại thông tin cho phù hợp với đơn vị mình

Cập nhật Danh mục hình thức cấp sổ văn bản đi
Đăng nhập vào Lãnh đạo ->  Danh mục và cấu hình -> Hình thức nhận văn bản -> Thực hiện
Mặc định bạn để ở hình thức số 2 tức là cấp số chung không theo loại. Tùy theo nhu cầu của đơn vị mà có thể sửa lại hình thức số 1 (tức là cấp số theo loại văn bản).

Phân hệ quản lý văn bản đi
Nhập thêm một văn bản đi
Tùy theo phân cấp người dùng vào sổ quản lý văn bản đi bằng 3 loại tài khoản: Lãnh đạo, văn thư, người dùng. Lãnh đạo mặc định được thiết lập có toàn bộ quyền đối với văn bản đi. Văn thư bị hạn chế một số quyền đối với văn bản đi. Đối với tài khoản người dùng chỉ có người dùng được phân cấp chức năng quản lý văn bản đi mới vào được.
Thao tác: Chọn Lãnh đạo (hoặc văn thư, hoặc người dùng) -> Đăng nhập

Chọn năm làm việc

-> Sổ đăng ký văn bản đi.



Người dùng nhấp vào Sổ đăng ký văn bản đi sẽ thấy danh sách các văn bản đi đã được đăng ký, sổ này được sắp xếp theo thứ tự số mới nhất trên cùng và chỉ hiển thị dữ liệu của năm hiện tại theo ngày giờ hệ thống ngày giờ của máy tính

Nhấn nút Thêm , phần mềm hiển thị màn hình nhập liệu, mặc định số văn bản sẽ được cấp tự động. Người dùng chọn loại văn bản, nhập trích yếu… và nhấn thoát (phần mềm tự lưu toàn bộ thông tin vừa nhập vào CSDL

Theo dõi văn bản đi
Trên trang Danh sách văn bản đi, người dùng muốn theo dõi văn bản nào chỉ cần nhấp chọn nút theo dõi tại văn bản đó.
 Tìm kiếm văn bản đi

Mục đích:
Khi người dùng muốn tìm kiếm một văn bản bất kỳ trên hệ thống, người dùng sử dụng chức năng tìm kiếm
Thao tác:
Nhấp chức năng “Tìm kiếm theo tiêu thức” trên màn hình danh sách văn bản đi . Màn hình hiển thị danh sách và thông tin tìm kiếm.

Nhập vào một hoặc nhiều thông tin theo yêu cầu và nhấn nút Tìm kiếm, hệ thống sẽ liệt kê theo yêu cầu tại phần bên dưới
Muốn xem thông tin chi tiết thì nhấn nút Chi tiết

In ấn sổ quản lý văn bản đi ra giấy
Mục đích:
Cuối năm, hoặc cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào, người dùng có thể sử dụng chức năng In báo cáo theo số để in ra thành sổ lưu trữ.
Thao tác:
Bước 1:                        Tại màn hình “Danh sách văn bản đi”.
Bước 2:                        nhấp chọn nút lệnh .
Bước 3:                        Sau đó nhập số cần in từ số (ví dụ 01) nhấn Enter, đến số (ví dụ 100) nhấn Enter, năm in số (ví dụ 2018) nhấn Enter, phần mềm sẽ xuất ra danh sách theo mẫu. Để in ra máy người dùng nhấn Print hoặc nhấn Ctrl + P

Sửa, xóa văn bản đi
Mục đích:
–       Tùy theo phân quyền mà bạn được hoặc không được sửa, xóa văn bản đi. Mặc định tài khoản lãnh đạo được phép sửa, xóa, các tài khoản còn lại được phép theo dõi.

Phân hệ quản lý văn bản đến


Nhập thêm một văn bản đến
Tùy theo phân cấp người dùng vào sổ quản lý văn bản đến bằng 3 loại tài khoản: Lãnh đạo, văn thư, người dùng. Lãnh đạo mặc định được thiết lập có toàn bộ quyền đối với văn bản đến. Văn thư bị hạn chế một số quyền đối với văn bản đến. Đối với tài khoản người dùng chỉ có người dùng được phân cấp chức năng quản lý văn bản đến mới vào được.
Thao tác: Chọn Lãnh đạo (hoặc văn thư, hoặc người dùng) -> Đăng nhập -> Sổ đăng ký văn bản đến.
Nhấn nút Thêm , phần mềm hiển thị màn hình nhập liệu, mặc định số văn bản sẽ được cấp tự động. Người dùng chọn nơi gửi, loại văn bản, nhập trích yếu… và nhấn thoát (phần mềm tự lưu toàn bộ thông tin vừa nhập vào CSDL

Nhập các thông tin đầy đủ

Danh sách văn bản đến
Người dùng nhấp vào Sổ đăng ký văn bản đến sẽ thấy danh sách các văn bản đến đã được đăng ký, sổ này được sắp xếp theo thứ tự số mới nhất trên cùng và chỉ hiển thị dữ liệu của năm hiện tại theo ngày giờ hệ thống ngày giờ của máy tính

Theo dõi văn bản đến
Trên trang Danh sách văn bản đến, người dùng muốn theo dõi văn bản nào chỉ cần nhấp chọn nút theo dõi tại văn bản đó.

Tìm kiếm văn bản đến
Mục đích:
–       Khi người dùng muốn tìm kiếm một văn bản bất kỳ trên hệ thống, người dùng sử dụng chức năng tìm kiếm
Thao tác:
–       Nhấp chức năng “Tìm kiếm theo tiêu thức” trên màn hình danh sách văn bản đến . Màn hình hiển thị danh sách và thông tin tìm kiếm.


Nhập các tiêu chí tìm kiếm

Nhập vào một hoặc nhiều thông tin theo yêu cầu và nhấn nút Tìm kiếm, hệ thống sẽ liệt kê theo yêu cầu tại phần bên dưới
Muốn xem thông tin chi tiết thì nhấn nút Chi tiết

In ấn sổ quản lý văn bản đến ra giấy
Mục đích:
–       Cuối năm, hoặc cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào, người dùng có thể sử dụng chức năng In báo cáo theo số để in ra thành sổ lưu trữ.
Thao tác:
Tại màn hình “Danh sách văn bản đến”.  Nhấp chọn nút lệnh .  Sau đó nhập số cần in từ số (ví dụ 01) nhấn Enter, đến số (ví dụ 100) nhấn Enter, năm in số (ví dụ 2018) nhấn Enter, phần mềm sẽ xuất ra danh sách theo mẫu. Để in ra máy người dùng nhấn Print hoặc nhấn Ctrl + P

Sửa, xóa văn bản đến
Mục đích:
–       Tùy theo phân quyền mà bạn được hoặc không được sửa, xóa văn bản đến. Mặc định tài khoản lãnh đạo được phép sửa, xóa, các tài khoản còn lại được phép theo dõi.
Thay đổi mật khẩu, quên mật khẩu
–        Đối với tài khoản lãnh đạo: Sau khi đăng nhập vào chương trình bằng tài khoản lãnh đạo. Nhấp vào đổi mật khẩu.
–        Đối với tài khoản văn thư (thực hiện như tài khoản lãnh đạo)
–        Đối với tài khoản người dùng: sau khi đăng nhập thành công, người dùng nhấn vào tên của người dùng
–        Nhập vào Password hiện tại, Password mới, xác nhận Password rồi nhấn nút “Thay đổi Password” để lưu Password mới. Lần sau đăng nhập đơn vị sẽ sử dung mật khẩu mới này.
Trường hợp người dùng muốn reset về password mặc định: liên hệ với admin phần mềm, đăng nhập vào tài khoản lãnh đạo -> Danh mục và cấu hình -> Danh mục nhân viên, người dùng -> Chọn tên người dùng -> Nhấn nút Reset. Lúc đó password sẽ thay đổi về mặc định là lizard để cấp lại cho người dùng.
Các nội dung khác ngoài tài liệu này vui lòng xem thêm tại Website: https://lizard.pro.vn hoặc gọi zalo 0343164511 (Mr. Hiếu)
Quý khách có thể xem thêm video clip cách tải, cài đặt và sử dụng phần mềm quản lý văn bản miễn phí click tại đây!